Digitale Bilder werden in eine Archivdatenbank aufgenommen und von der Software verwaltet.
Die Datenbank beinhaltet ein Vorschaubild und Verwaltungsdaten um das Bild wiederzufinden.
Die Originalbilder werden so organisiert, daß auf einfache Weise Backups (auf CD) angefertigt werden und die Bilder von der Festplatte gelöscht werden können.

BildArchiv ist Netzwerk- und Multiuserfähig und verarbeitet fast alle Bildformate. Als Datenbankserver kann ein Windows aber auch ein Linuxserver eingesetzt werden. Hinter BildArchiv steht eine SQL-Datenbank die auch in größeren Netzwerken eingesetzt werden kann.

Das Einfügen / Suchen und Herausholen von Bildern ist wirklich einfach. Drag&Drop wird unterstützt, daneben aber automatisierte Verfahren wie überwachte Ordner zum Bildimport.
BildArchiv kann Scanner und Digicams über TWAIN oder WIA direkt ansprechen.

Besonderes Augenmerk liegt auf der einfachen Sicherbarkeit und Wiederfindbarkeit der Daten.
Auf CD archivierte Bilder können von der Festplatte gelöscht werden, die Vorschau bleibt in der Datenbank erhalten. BildArchiv fordert die CD an, wenn das Bild nicht mehr auf der Festplatte gefunden werden kann.

Über die Zwischenablage ist ein problemloser Datenaustausch mit jedem Drittprogramm (MS-Office, Staroffice) möglich. Da auch u.a. PDF Dateien verarbeitet werden können ist das Programm auch als Dokumentenarchiv einsetzbar.

BildArchiv ließt IPTC und EXIF Bildheader und verwendet die darin enthaltenen Daten um:
- Stichworte zu erzeugen
- das Bild in die korrekte Lage zu drehen ...